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2015.11.04 (水)

信書ってなんだろう?

やぎグッドクロスでは社内報をクロネコDM便で、請求書を普通郵便で送っています。
何も考えず指示された通り送付しておりましたが、何か違いがあるから使い分けているはず!
「なにが違うのかしらん?」と調べてみました。

信書ってなに?

信書と非信書

違いはずばり、社内報は非信書、請求書は信書であるということです。

むむむ。よくわかりません。
そもそも信書って何でしょう?

信書は郵便法及び信書便法に「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定されています。

つまり、童謡「やぎさんゆうびん」においては、黒やぎさんから白やぎさんに宛てて書かれた「さっきの手紙のご用事なあに?」の手紙は信書にあたります。
請求書の場合は、請求先に対し「あなたはこの商品をご購入されました。なのでこれだけのお金を請求しますよ!お支払いお願いしますねー!」という通知と意思表示がされているので信書なのです。

逆に、社内報は「みんなー!うちの会社はこんなことに取り組んでるよ!こんなことがあったんだよ!」と公に向かって通知しています。特定の個人に宛てられた文書ではないので信書ではありません。非信書です。

ややこしいのが履歴書です。
応募者から企業へ送る場合は「ワタクシはこういう人間であります!是非貴社で働きたく思っております!」という意思表示がされているので信書です。
しかし、企業から応募者へ返送する場合は既に履歴書はその役目を終えているため非信書となるのです。
線引きが難しいですね。

信書に該当するもの(参考:日本郵便HP

■書状
■請求書の類
【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト(診療報酬明細書等)、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書
■会議招集通知の類
【類例】結婚式等の招待状、業務を報告する文書
■許可書の類
【類例】免許証、認定書、表彰状
※カード形状の資格の認定書なども含みます。
■証明書の類
【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し、◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書
■ダイレクトメール
・文書自体に受取人が記載されている文書
・商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文章

◇印は総務省における個々の相談において判断された事例。

信書が送れる配達会社

さて、信書と非信書の違いが分かったところで疑問になるのが配送会社の違い。
なぜ使い分けなくてはならないのでしょうか。

実は、現状では日本郵便しか一般信書が送れるサービスを提供していないのです。

信書を送るサービスを行うには信書便法に則って、「10万箇所以上のポスト設置」や「低価格の維持」など厳しい条件をクリアしなくてはなりません。
よって民間事業者が信書便事業へ新規参入するのが難しくなっているのです

 

信書か非信書か上手に仕分けて、適切な方法で送るようにしましょう♪

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