TOP / GOODCROSSの人々 2021.02.10

ビジネスメールの署名の書き方丨RFC3676のルール

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ビジネスメールの署名とRFCのルール

ビジネスメールには欠かせない「署名」。
何気なく使っている方も多いと思いますが、実はこれに世界共通のルールがあることをご存じでしょうか。

RFC(Request for Comments)

インターネットに関する仕様や規則は「RFC(Request for Comments)」という文書でWEB上に公開されています。日進月歩で変化するインターネット技術。その「標準化」を目指したのがこの文書です。
絶対に守らなければならないという強制力はありませんが、事実上、インターネット技術の多くはこのRFCに記載された内容に則って成立しています。

さて、その中の一節 RFC 3676 の「 4.3. Usenet Signature Convention」によると、

4.3. Usenet Signature Convention
There is a long-standing convention in Usenet news which also commonly appears in Internet mail of using “-- ” as the separator line between the body and the signature of a message.

「Usenet news(インターネット掲示板の前身となった分散ネットワーク)やインターネットメールでは、メッセージの本文と署名の間に”-- ”を区分線として用いる長年の慣習がある。」

つまり、署名は-- 」=「ハイフン&ハイフン&スペース」(sig dashesと呼ぶそうです)で書き始めるのがよろしいとのこと。このルールに従うと下記のような署名になります。

-- 
名刺 太郎 meishi@goodcross.com
株式会社グッドクロス 営業部 部長
〒141-0031 東京都品川区西五反田8-2-2 喜助西五反田ビル2F
TEL 03-6420-2088 FAX 03-6420-2089
www.goodcross.com

ムダがなくスッキリとしていますね。Gmailなどのメールソフトでは、「-- 以降は署名」とみなして文字色がグレーになります。迷ったら「sig dashes」を使うと良いのではないでしょうか。

もっと個性を…

でも、もっと個性を出したい! という方のために、別の署名テンプレートも一例として挙げておきましょう。

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┌─┐┌┐ G O O D C R O S S
│┌┘└┘ 株式会社グッドクロス
│└┐┌┐ 営業部 部長 
│..└┘│ 名刺 太郎
└───┘ meishi@goodcross.com
──────────────────────────────
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TEL 03-6420-2088 / FAX 03-6420-2089
www.goodcross.com
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株式会社グッドクロス 営業部 部長
名刺 太郎 meishi@goodcross.com
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          おかげさまで20周年
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株式会社グッドクロス 営業部 部長
名刺 太郎 meishi@goodcross.com
☆・・‥‥‥事務所を移転しました‥‥‥・・☆
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散々語っておいて、RFC無視か~い…!!

…と、そうなのです。個性的でオシャレな署名と、RFCの遵守は、どうしても相容れないものなのです。

そして、このような「装飾」にこだわった署名も、私はステキだと思います。
送り手はどんな方なのかしら? つい想像してしまいます。
全角、半角、様々な文字を駆使してアスキーアートを独自に進化させた日本人ならではの署名、と言えるかもしれません。

参考:署名区切り行:sig-dashes

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